Versie: 08/02/2022

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

ROOTS vzw
Dikkelsebaan 1/g
9630 Zwalm
Ondernemingsnummer: BE 0829.325.551

ROOTS vzw (verder ‘ROOTS’) verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar ROOTS. ROOTS is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken de gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen via info@rootsvzw.be.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken gegevens die ons in staat stellen onze diensten te verlenen, en om informatievragen te kunnen beantwoorden.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

• Vraag via e-mail
• Inschrijving nieuwsbrief
• Boeken van een afspraak

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt of om vragen te beantwoorden.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

• Toestemming (bij infovraag, nieuwsbrief)
• Ter uitvoering van een overeenkomst (coaching traject, ROOTS-route…)

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode bedraagt 7 jaar. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal bevoegde medewerkers toegang tot uw gegevens.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit.

Overzicht verwerkers: Combell (hosting website), Mailchimp (nieuwsbrief).

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de toepasselijke regelgeving.

Wat zijn uw rechten?

• U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren.
• Als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn, kan u vragen om ze te verwijderen.

Neem hiervoor contact op via info@rootsvzw.be.
We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kan ons contacteren als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken.
Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Cookiebeleid

We plaatsen een aantal zgn. cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de website.
Hieronder een overzicht van first-party functionele cookies:

Andere cookies die door derden geplaatst kunnen worden: Google ReCaptcha (om te verifiëren of je geen robot bent), Google Webfonts (lettertypes).

Algemene informatie

Dit beleid kan wijzigen zonder dat u hiervan op de hoogte wordt gebracht, de laatste versie wordt steeds online geplaatst.